Optimisez votre gestion d’assets numériques grâce à une stratégie de nommage et de versioning claire, cohérente et collaborative

Pourquoi le nommage et le versioning sont essentiels à une bonne gestion d’assets

Dans les entreprises où les contenus numériques circulent à grande échelle, la gestion d’assets est devenue un pilier de la performance. Vidéos, visuels, documents marketing ou livrables clients : le volume d’assets croît chaque année, complexifiant leur stockage et leur partage.

Sans stratégie de nommage et de versioning, les équipes perdent du temps à retrouver “le bon fichier” ou à s’assurer qu’elles travaillent sur la dernière version. Selon une étude d’IDC, les professionnels de la création passent jusqu’à 30 % de leur temps à chercher ou recréer des fichiers déjà existants.

Un fichier mal nommé, c’est une heure perdue. Un système structuré, c’est un workflow maîtrisé.

Dans ce contexte, définir une politique claire de nommage et de versioning s’impose comme une étape essentielle de tout système de Digital Asset Management (DAM).

Définition : qu’est-ce qu’une stratégie de nommage et de versioning ?

Une stratégie de nommage consiste à définir un ensemble de règles pour nommer les fichiers et dossiers de manière cohérente, logique et compréhensible par tous.
Un bon nom de fichier permet d’identifier rapidement le contenu, la version, la date et l’auteur, sans devoir l’ouvrir.

De son côté, le versioning (ou gestion des versions) est un processus qui consiste à suivre les différentes modifications d’un fichier au fil du temps. Il s’agit de “conserver un historique structuré des révisions, pour assurer la traçabilité et la cohérence documentaire”.

Un exemple typique de convention peut être :
CLIENT_PROJET_2025-01_v02_ML.pdf
où chaque élément correspond à un identifiant précis : projet, date, version, auteur.

Les piliers d’un bon système de nommage dans un environnement DAM

Créer une nomenclature cohérente et normalisée

Dans un contexte de travail collaboratif, un système de nommage standardisé est indispensable. Il doit être partagé, documenté et appliqué par tous les membres de l’équipe.

Nos recommandations sont d’inclure dans chaque nom de fichier :

Le nom du projet ou du client
La date (au format ISO : AAAA-MM-JJ)
Le numéro de version (v01, v02, vFinal)
L’auteur ou le service responsable

Des référentiels officiels comme Gov.uk proposent également des conventions universelles : ne pas utiliser d’espaces, privilégier le tiret bas “_”, et limiter la longueur des noms de fichiers à 50 caractères maximum pour éviter les incompatibilités inter-systèmes.

Les erreurs fréquentes à éviter

Parmi les erreurs classiques observées dans les workflows de gestion d’assets :

Les caractères spéciaux (/, &, é, etc.) qui posent problème sur certains serveurs
Les abréviations non partagées, incomprises d’autres services
Les noms trop longs ou ambigus (“final_def_version_new3”)

Un plan de nommage efficace “doit être compréhensible sans avoir besoin d’un dictionnaire interne”, comme le rappelle Datacc.org.

Mettre en place un versioning efficace dans un workflow collaboratif

Le versioning, pilier de la collaboration et de la traçabilité

Le versioning est la colonne vertébrale de la collaboration sur assets.
Il permet à chaque utilisateur de savoir quelle version d’un fichier est la plus récente, quelles modifications ont été apportées, et par qui.

Un bon système de versioning préserve la qualité du travail collectif et évite les erreurs coûteuses liées à la confusion entre plusieurs versions concurrentes.

On distingue trois niveaux :

La version (v1, v2…) : changements majeurs
La révision (v1.1, v1.2…) : corrections mineures
L’itération : test ou proposition non validée

Bonnes pratiques et outils de versioning

Pour un workflow collaboratif efficace, la centralisation est clé.
Les versions doivent être stockées dans une plateforme DAM ou un logiciel de gestion d’assets collaboratif, tel que MTM, qui permet de :

Annoter les assets
Gérer le versioning automatiquement
Suivre les validations et commentaires clients

Il est également recommandé d’adopter des conventions simples (v1.0, v1.1, vFinal) et d’éviter les suffixes non standard comme “dernier” ou “ok_final”.

Exemple concret : du nommage à l’archivage de vos assets numériques

Pour illustrer, voici un workflow complet :

Création : le créatif enregistre le fichier selon la convention officielle (NOMCLIENT_PROJET_v01).
Révision : chaque modification crée une nouvelle version incrémentée (v02, v03).
Validation : la version approuvée est marquée “validée” sur la plateforme collaborative.
Archivage : la version finale est transférée dans le dossier “final deliverables”.

Ce processus, simple mais rigoureux, permet de garantir que chaque livrable créatif est traçable, documenté et validé.

Les bénéfices d’une stratégie de nommage et de versioning claire

Les entreprises ayant mis en place une stratégie cohérente de gestion d’assets numériques constatent :

Une réduction du temps de recherche d’assets
Une meilleure cohérence des livrables
Une diminution des erreurs de versions
Une collaboration fluide entre équipes marketing, créatives et techniques

Ces bonnes pratiques deviennent un véritable levier de performance pour les organisations adoptant un Digital Asset Management (DAM) centralisé ou utilisant une plateforme collaborative comme MTM.

Citation experte

« Les conventions de nommage et les métadonnées sont la colle qui maintient ensemble tout l’écosystème des assets numériques. »
— Theresa Regli, experte en Digital Asset Management et autrice de Digital and Marketing Asset Management: The Real Story About DAM Technology and Practice

Conclusion : structurer pour mieux collaborer

Mettre en place une stratégie claire de nommage et de versioning, c’est poser les fondations d’une collaboration efficace et durable.
Elle permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de fiabiliser la production et d’améliorer la gouvernance documentaire.

L’avenir du Digital Asset Management repose sur l’automatisation et l’IA, qui permettront bientôt de détecter les incohérences de version ou de proposer des conventions de nommage adaptées aux workflows d’équipe.

La plateforme MTM aide les équipes à centraliser, annoter et versionner leurs assets créatifs pour fluidifier la collaboration et fiabiliser la livraison des contenus.

FAQ : Tout savoir sur le nommage et le versioning dans la gestion d’assets numériques

1. Pourquoi une convention de nommage est-elle essentielle dans la gestion d’assets ?

Elle garantit une organisation claire et cohérente des fichiers, facilitant leur recherche et leur archivage dans un DAM ou une plateforme de gestion de projet collaborative comme MTM.

2. Quelle différence entre versioning et sauvegarde classique ?

Le versioning suit les évolutions d’un fichier, tandis que la sauvegarde conserve un état à un instant donné.

3. Comment choisir un format de versioning adapté à son équipe ?

Il doit être simple (v1.0, v1.1) et aligné avec le workflow collaboratif en place.

4. Quels outils facilitent la gestion de versions de vos assets ?

Des plateformes comme MTM intègrent le versioning et la validation d’assets.

5. Comment documenter une stratégie de nommage partagée ?

Créer une charte de nommage accessible à tous et intégrée dans la politique de gestion documentaire.

Comment définir une stratégie de nommage et de versioning efficace