Centralisez vos fichiers marketing, éliminez les doublons et optimisez la gestion d’assets pour gagner en efficacité et cohérence de marque

Le coût caché du désordre numérique

Dans de nombreuses équipes marketing, les fichiers s’accumulent : visuels, vidéos, documents, templates... Résultat ? Des doublons, des versions contradictoires et des heures perdues à chercher “le bon fichier”.
Dans les organisations sans gouvernance documentée, des taux de duplication de 10 à 30 % des données ne sont pas rares, ce qui engendre duplication inutile, incohérences et coûts opérationnels.

Or, une bonne gestion des assets marketing n’est pas une simple question de rangement : c’est un levier stratégique. En centralisant, nommant et dédupliquant vos contenus, vous améliorez la productivité, la cohérence de marque et la rapidité de vos campagnes.

Comprendre l’Asset Management marketing

Qu’est-ce que la gestion d’assets marketing ?

L’Asset Management, ou gestion des assets numériques, consiste à organiser, centraliser et rendre accessibles tous les contenus marketing (images, vidéos, présentations, visuels publicitaires…).
Quand cette approche est appliquée à la communication, on parle souvent de Marketing Asset Management (MAM).

Elle se distingue du Digital Asset Management (DAM), plus orienté vers la gestion technologique à grande échelle. Le MAM vise plutôt la fluidité quotidienne des équipes marketing et créatives.

« Un bon asset management, ce n’est pas stocker plus, c’est retrouver mieux. »
— Marie Laurent, consultante en gouvernance marketing

Les risques cachés des doublons et du désordre

Les doublons ne sont pas anodins. Ils affectent directement la qualité et la performance des campagnes marketing :

Perte de temps : les équipes passent parfois jusqu’à 20 % de leur temps à chercher des fichiers.
Incohérences de marque : plusieurs versions d’un même visuel peuvent circuler sur différents canaux.
Surcoûts : stockage inutile, refontes de contenus déjà existants.
Risque de non-conformité : un fichier obsolète peut être publié par erreur.

Selon Gartner, avec une gouvernance de données bien appliquée, les organisations sont 20 % plus susceptibles d’avoir des données fiables pour guider leurs décisions marketing.

Les bonnes pratiques pour une gestion d’assets efficace

Centraliser pour mieux collaborer

La première étape d’un asset management performant consiste à centraliser tous les fichiers marketing dans un espace unique.
Cela peut être un DAM, un cloud collaboratif ou une plateforme de gestion de projets créatifs comme MTM, qui permet de gérer les livrables, les versions et les validations sans multiplier les copies.
Une centralisation bien conçue garantit une source unique de vérité : chaque fichier validé devient la référence commune à toute l’équipe.

Structurer les dossiers de façon logique

Un bon système de dossiers simplifie la recherche et la maintenance :

Niveau 1 : campagne ou client
Niveau 2 : type d’asset (photo, vidéo, document)
Niveau 3 : version, format, langue

Il est recommandé de limiter la profondeur des dossiers et de combiner arborescence et métadonnées.

Adopter une convention de nommage cohérente

Une convention claire évite la confusion :
Client_Campagne_Titre_Version_Date
Exemple : MTM_Launch_Banner_V2_2025-09-01
Les noms doivent être lisibles, datés et refléter l’état du fichier (brouillon, final, archivé). Cela simplifie la recherche et la synchronisation avec d’autres outils de workflow.

Exploiter les métadonnées et les tags

Les métadonnées (mots-clés, canaux, thématiques, statut) améliorent la recherche et le filtrage.
Dans une solution DAM, elles permettent de retrouver instantanément les fichiers selon leur usage marketing.
Une plateforme collaborative de médias pour créatifs comme MTM permet de combiner ces tags à des filtres de validation.

Automatiser la déduplication et le nettoyage

Des outils spécialisés analysent le contenu des fichiers pour détecter les doublons (via hash, métadonnées ou similarité visuelle).
Les équipes peuvent programmer des audits semestriels pour maintenir la base propre.
Selon Oracle, la suppression des données dupliquées est essentielle pour éviter les distorsions d’analyse, réduire les coûts de stockage et améliorer la qualité globale des informations.
(Source : Oracle – Data Duplication)

Mettre en place une gouvernance claire

Un bon système repose sur des règles partagées :

Désigner un responsable d’assets (asset steward)
Définir les règles de dépôt, validation, archivage
Former les collaborateurs à la bonne utilisation du système

Cela évite que de nouveaux doublons réapparaissent après nettoyage.

Méthode de mise en place d’une gestion d’assets optimisée

Audit initial : inventorier les fichiers, repérer doublons et versions obsolètes.
Choix de la structure et des conventions : définir les règles de nommage et d’organisation.
Sélection d’une plateforme adaptée : un logiciel DAM pour les grandes bibliothèques, ou une solution collaborative (comme MTM) pour les équipes créatives.
Migration et nettoyage progressif : transférer uniquement les fichiers validés.
Suivi et amélioration continue : auditer régulièrement, ajuster les conventions et les droits d’accès.

Cette démarche permet d’obtenir un workflow de validation d’assets fluide, soutenu par des outils adaptés à la collaboration moderne.

Étude de cas : fluidifier les workflows marketing

Selon plusieurs études menées par des éditeurs de solutions de Digital Asset Management comme Bynder et Canto, la mise en place d’un système de gestion de version et de centralisation des fichiers peut réduire de 20 à 35 % le temps consacré à la recherche d’assets au sein des équipes marketing et créatives.

Grâce à une plateforme collaborative type MTM, chaque livrable est associé à une version unique, annotable, validée, puis archivée automatiquement.
Résultat : moins de doublons, plus de transparence, et une collaboration simplifiée entre designers, chefs de projets et clients.

Retrouver le contrôle sur vos fichiers marketing

Le désordre numérique coûte cher.
Mettre en place une gestion d’assets créatifs structurée, c’est reprendre la main sur la productivité, la cohérence et la qualité de vos contenus.

En combinant centralisation, nomenclature rigoureuse, métadonnées et plateforme collaborative, vous éliminez durablement les doublons et optimisez vos workflows.
Les solutions comme MTM permettent d’intégrer cette logique dans vos processus quotidiens sans ajouter de complexité technique.

Une organisation claire des fichiers, c’est du temps gagné et une marque mieux maîtrisée.

FAQ – Organisation et Asset Management

Pourquoi ai-je autant de doublons dans mes fichiers ?
Parce que plusieurs personnes enregistrent les mêmes fichiers dans des espaces différents (cloud, dossiers partagés, messageries).

Comment éviter les doublons ?
En centralisant les assets dans une plateforme commune et en appliquant une convention de nommage standard.

Quels outils facilitent la gestion d’assets marketing ?
Des plateformes collaboratives comme MTM, qui intègrent la gestion de versions et les validations.

À quelle fréquence faut-il nettoyer ses fichiers ?
Un audit complet tous les 6 à 12 mois, selon le volume de production.

Qu’est-ce qu’une bonne structure de dossier ?
Une structure simple, hiérarchisée par projet et enrichie de métadonnées pour faciliter la recherche.

Organisation des fichiers marketing : comment éviter doublons et pertes de temps